Kikourou.net

Une question qui s'adresse surtout au nombreux organisateurs de course sur Kikourou: Comment vous débrouillez vous pour la gestion informatique des vos bénévoles ?
Gérer les postes, les créneaux horaires, les préférences des bénévoles.... c'est parfois très compliqué... et on leur doit la même qualité d'accueil/organisation qu'aux coureurs.
C'est un point sur lequel on a besoin de s'améliorer sur notre course et le traditionnel tableur avec des macros dans tous les sens montre vite ses limites dès qu'on commence à avoir du monde
Existe-t'il des solutions que vous auriez testé dans le monde du logiciel libre ?

Merci

samontetro a écrit:Une question qui s'adresse surtout au nombreux organisateurs de course sur Kikourou: Comment vous débrouillez vous pour la gestion informatique des vos bénévoles ?
Gérer les postes, les créneaux horaires, les préférences des bénévoles.... c'est parfois très compliqué... et on leur doit la même qualité d'accueil/organisation qu'aux coureurs.
C'est un point sur lequel on a besoin de s'améliorer sur notre course et le traditionnel tableur avec des macros dans tous les sens montre vite ses limites dès qu'on commence à avoir du monde
Existe-t'il des solutions que vous auriez testé dans le monde du logiciel libre ?

Merci

nous aussi, on utilise un tableur. Je suis également très intéressé par les réponses des organisateurs.

1200 bénévoles, tous gérés à la main, même pas besoin de tableur

sylvain_pva a écrit:1200 bénévoles, tous gérés à la main, même pas besoin de tableur

Environ dix fois moins que Sylvain, et aucun recours à l'informatique.

D'abord bonne année à tous, santé et succès de vos courses puisque vous êtes aussi de l'autre côté de la barrière!
C'est surprenant que rien n'existe vu le nombre d'organisation d'événements (il n'y a pas que le trail qui fonctionne sur un grand volume de bénévoles). J'ai passé pas mal de temps à rechercher.... sans succès. La gestion manuelle ou avec un tableur c'est quand même un très gros travail et qui conduit souvent à des petites boulettes pour nos "bénévoles du noyau dur" en charge de cette partie de l'organisation.

si pas grand chose de dédié n'existe, c'est sans doute parce que les besoins sont trop variés d'une organisation à une autre
ainsi on est assez loin de ce qui se fait pour les associations de type 1901 et la gestion de leurs adhérents

donc pour beaucoup, un tableur ou bien un formulaire en ligne (type google form ou équivalent) suffit

samontetro a écrit:D'abord bonne année à tous, santé et succès de vos courses puisque vous êtes aussi de l'autre côté de la barrière!
C'est surprenant que rien n'existe vu le nombre d'organisation d'événements (il n'y a pas que le trail qui fonctionne sur un grand volume de bénévoles). J'ai passé pas mal de temps à rechercher.... sans succès. La gestion manuelle ou avec un tableur c'est quand même un très gros travail et qui conduit souvent à des petites boulettes pour nos "bénévoles du noyau dur" en charge de cette partie de l'organisation.

Bonne année à tous !
Pour l'UT4M ils utilisent volunteo, pas gratuit (0.5€/bénévole) mais qui à l'aire de satisfaire. Pratique surtout quand il y a beaucoup de postes à gérer comme à l'UT4M.

A l'arrache... C'est un des miracles de l'orga, il y a bien une réunion des bénévoles qui se tient un mois avant la course pour préciser postes et horaires pour les présents, mais ensuite le fait que le cousin de l'ami de Truc machin soit bien là le jour J tient toujours un peu du miracle. Mais ça passe, chaque village et sous groupe s’organisant lui-même ensuite.

On fonctionne un peu pareil, avec des responsables sur chaque site aussi. Mais c'est un gros boulot de tenir compte des disponibilités des bénévoles, de leurs préférences (quels secteurs ?), de leur aptitude sportive (traversée de route ou pointage sur un col en pleine montagne), de leurs demandes de faire équipe avec un(e) ami(e)...etc et de tous les inévitables changements de dernière minute.
Le lien proposé pas loiseau a l'air pas mal, je vais m'y intéresser de plus près même si j'aurai préféré de l'open-source pour pouvoir éventuellement ajouter une fonctionnalité.

Après on peut aussi jouer à mysql et php pour créer quelque chose mais réinventer la roue.....

loiseau a écrit:

samontetro a écrit:D'abord bonne année à tous, santé et succès de vos courses puisque vous êtes aussi de l'autre côté de la barrière!
C'est surprenant que rien n'existe vu le nombre d'organisation d'événements (il n'y a pas que le trail qui fonctionne sur un grand volume de bénévoles). J'ai passé pas mal de temps à rechercher.... sans succès. La gestion manuelle ou avec un tableur c'est quand même un très gros travail et qui conduit souvent à des petites boulettes pour nos "bénévoles du noyau dur" en charge de cette partie de l'organisation.

Bonne année à tous !
Pour l'UT4M ils utilisent volunteo, pas gratuit (0.5€/bénévole) mais qui à l'aire de satisfaire. Pratique surtout quand il y a beaucoup de postes à gérer comme à l'UT4M.

Pour l'organisation du Triathon d'Angers, nous avons crée et utilisé Vorg avec succès. Pour la 11ème édition autour du lac de Maine (Club ASPTT Angers), pas d'erreur et des badges avec "tours de cou" !

En lien les photos du tri (https://www.flickr.com/photos/154916207 ... 9479715905)


Sinon, Je suis à dispo pour plus d'information...

Slack, Trello, Click up, etc.
Y'a pas mal d'outils top pour faire ca et qui viennent du monde de l'info

Ewi a écrit:Slack, Trello, Click up, etc.
Y'a pas mal d'outils top pour faire ca et qui viennent du monde de l'info

C'est vrai, après il faut voir le coût financier de l'application.
Le budget d'une course à pied n'est pas extensible, sauf à se répercuter sur le prix des dossards.

Galaté57 a écrit:

Ewi a écrit:Slack, Trello, Click up, etc.
Y'a pas mal d'outils top pour faire ca et qui viennent du monde de l'info

C'est vrai, après il faut voir le coût financier de l'application.
Le budget d'une course à pied n'est pas extensible, sauf à se répercuter sur le prix des dossards.

Ce qui est bien avec le monde de l'info c'est qu'il y a plein de mecs sympa qui développent des trucs en licences libre et/ou gratuit. Genre Trello, Slack, Click up, etc.

Pour respecter la charte Kikouroù, l'annonce d'un logiciel commercial de gestion des bénévoles qui a été postée dans ce fil a été déplacée dans le forum "Annonces" qui est le seul où les offres professionnelles peuvent être postées (je vous invite à relire la charte).

Les messages qui ont suivi sont restés dans ce fil.....